เมื่อเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ง่าย ....

หลังจากวิเคราะห์งาน ที่ตนเอง รับผิดชอบ วิเคราะห์ปัญหา เริ่มจากตัวเองก่อน แตกออกไประดับ องค์กร เดียวกัน ไปจนถึงองค์รวมจน ระดับโลก ในระบบงานไม่ว่าจะเป็นองค์กรไหน ที่จะขาดไม่ได้ และให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดหรือไม่เกิดเลย คืองานสารบรรณ งานธุรการ งานติดต่อสื่อสาร ประชาสัมพันธ์ ข้อมูลสารสนเทศ ที่เป็นปัจจัยสำคัญในการบริหารงาน ดังนั้น การมีทักษะ พื้นฐาน ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะ เทคโนโลยีและการสื่อสาร ที่จำเป็นอย่างมากในยุคเปลี่ยนผ่าน

การจัดโครงสร้างและมีประสิทธิภาพสูง เป็นกุญแจสำคัญในการให้บริการที่เหมาะสมกับการบริหารจัดการองค์กรทุกๆองค์กรในโลกที่ปัจจุบันมีการแข่งขันและมุ่งเน้นไปที่การค้า การพัฒนาเศรษฐกิจ อุตสาหกรรม ปัญญาประดิษฐ์ เทคโนโลยีและนวัตกรรม และต้องสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างสะดวก รวดเร็วและถูกต้อง โดยไม่สร้างภาระงานให้ยุ่งยากไปกว่าเดิม

การนำเทคโนโลยีมาช่วยในงานบริหารจัดการ ซึ่งส่วนใหญ่ผู้ปฏิบัติจะมุ่งไปที่การบริหารระดับสูง การใช้ข้อมูลสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจระดับผู้บริหาร ส่วนงานบริการ ธุรการ งานสารบรรณ หรือแม้แต่ข่าวสาร การประชาสัมพันธ์ มักถูกประเมินค่าต่ำ และการมองข้ามโดยคิดว่าเป็นแค่การโต้ตอบหนังสือ ตามระเบียบกฎหมายที่กำหนดไว้นานแล้ว แม้จะเปลี่ยนแปลง แก้ไข เพิ่มเติม เป็นปัจจุบัน แต่ทุกๆ องค์กรก็จะเน้นย้ำเรื่องการจัดเอกสารมากกว่าเนื้องานจริงๆ เพราะความผิดพลาด ที่เกิดขึ้น ทั้งข้อมูล และข้อกฎหมายเดิม ที่ขัดแย้งและไม่เป็นไปตามแนวทางปฏิบัติต่างๆ อีกทั้งการได้มาของข้อมูลที่ผิดไปจากความจริง ทำให้เกิดความซับซ้อน ยุ่งยากในการสร้างหรือประเมินกระบวนการจัดการเอกสารที่จะใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจ

เมื่อเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ง่าย และใช้งานกันอย่างแพร่หลาย การสื่อสารตอบโต้ส่งต่อข้อมูลจึงมากขึ้นทุกหน่วยงาน ส่วนที่ดีของระบบงานอิเล็กทรอนิกส์ คือความสะดวกในการแบ่งปันข้อมูลในระยะทางและหลายองค์กรในโลก เกือบทุกองค์กรผลักดันให้ทันต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขั้นตอน กระบวนการการทำงานอย่างเพื่อจัดการเอกสารและข้อมูลที่สำคัญ แต่บางส่วน เช่น กฎหมายและรัฐบาลจะจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนกว่าข้อมูลอื่น ๆ ทุกระดับมีความต้องการข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจที่แตกต่างกันไป จึงมีการจัดระบบข้อมูลข่าวสาร กำหนดตัวชี้วัดสำหรับการประเมินผลที่แตกต่างกันไปในแต่ละระดับ ได้แก่ ระดับนโยบาย ระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ

ในยุคสมัยเมื่อยี่สิบปีที่แล้ว การประมวลผลข้อมูลข่าวสารในองค์กรส่วนใหญ่ใช้ระบบรวมศูนย์ (centralize) กล่าวคือ มีศูนย์คอมพิวเตอร์ขององค์กรเป็นสถานที่จัดการข้อมูลข่าวสาร ประมวลผลกับที่ศูนย์คอมพิวเตอร์ การใช้คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่เป็นระบบมินิคอมพิวเตอร์หรือ เมนเฟรม ดังนั้นจึงมีใช้กันเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น   ปัจจุบัน โครงสร้างขององค์กรในเรื่องการจัดการสารสนเทศจึงมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนไปตามกระแสเทคโนโลยี ที่สำคัญคือ ระบบจะรวมศูนย์ในลักษณะการมองแบบการรวมทรัพยากรต่าง ๆ ให้เห็นเสมือนหนึ่งว่าทรัพยากรนั้นเป็นของรวมที่แบ่งกันใช้ อีกทั้ง กฎหมายว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของราชการจึงได้รับการยอมรับว่าเป็น "จุดเปลี่ยนแห่งศตวรรษ" เนื่องจากเป็นการ "เปลี่ยนกระบวนทัศน์" หรือมุมมองเกี่ยวกับโอกาสในการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของราชการโดยประชาชน

ดังนั้น เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาการซ้ำซ้อนในงาน และได้ข้อมูลที่คลาดเคลื่อน 

คำถามแรกก็คือ

เรามีความรู้เรื่องกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บบันทึกข้อมูลและเอกสารตามกฎหมาย ตามระเบียบงานสารบรรณฉบับเดิม /ฉบับอิเล็กทรอนิกส์ พ.ร.บ.คอมพิวเตอร์ ฯ หรือแม้แต่ พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 กฎหมายว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของราชการจึงได้รับการยอมรับว่าเป็น "จุดเปลี่ยนแห่งศตวรรษ" เนื่องจากเป็นการ "เปลี่ยนกระบวนทัศน์" หรือมุมมองเกี่ยวกับโอกาสในการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของราชการโดยประชาชน ตามที่กำหนดไว้ จะต้องมีข้อมูลข่าวสารอย่างน้อย ดังต่อไปนี้
Ø โครงสร้างและการจัดองค์กรในการดำเนินงาน
Ø สรุปอำนาจหน้าที่ที่สำคัญและวิธีการดำเนินงาน
Ø สถานที่ติดต่อเพื่อขอรับข้อมูลข่าวสาร หรือคำแนะนำในการติดต่อกับหน่วยงานของรัฐ
Ø กฎ มติคณะรัฐมนตรี ข้อบังคับ คำสั่ง หนังสือเวียน ระเบียบ แบบแผน นโยบายหรือการตีความ
ทั้งนี้เฉพาะทีจัดให้มีขึ้นโดยมีสภาพอย่างกฎ เพื่อให้มีผลเป็นการทั่วไปต่อเอกชนที่เกี่ยวข้อง
Ø ข้อมูลข่าวสารอื่นตามที่คณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการกำหนด
อ่านและดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่http://www.oic.go.th

เรามีการวางแผนที่จะจัดเก็บและจัดการกระดาษ หรือเอกสารทางกฎหมายดิจิทัลหรือไม่ ในขณะที่ตัวเลือกใดมีประโยชน์และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เหมาะสมกับงานหรือการปฏิบัติของเรามากที่สุด แต่เรา ...เคยสงสัยหรือไม่ว่าข้อมูลประเภทใด จากเอกสาร ครอบคลุมข้อมูลที่มีความซับซ้อน ข้อนี้สำคัญมาก ซึ่งเป็นกระบวนการทำงาน และเหตุระหว่างการดำเนินการบางอย่าง เราไม่สามารถมองเห็นได้ เพราะ เอกสารหรือระบบอิเล็กทรอนิกส์ถูกสร้างขึ้นและประมวลผลด้วยรหัสภาษาคอมพิวเตอร์ปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงระเบียนอิเล็กทรอนิกส์เป็นการยากที่จะติดตาม บันทึกมักจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีหลายคนสามารถแก้ไขได้ การแก้ปัญหาคือการเก็บบันทึกในระบบการจัดการระเบียนและไม่ใช่เฉพาะสิ่งที่แชร์ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการบันทึกสามารถควบคุมเวอร์ชันได้ เมื่อระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ถูกพิมพ์ออกจะกลายเป็นบันทึกกระดาษ หากกระบวนการนี้มีผู้ติดตามหลายคนพวกเขาอาจเป็นเจ้าของเวอร์ชันต่างๆทั้งหมด สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่าต้นฉบับยังคงเป็นเวอร์ชันดิจิทัล

ตัวอย่างข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน

·       หมายเลข 13 หลัก

·       หมายเลขประกันสังคม

·       ใบอนุญาตขับขี่หรือหมายเลขใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ

·       PHI และข้อมูลทางการแพทย์อื่น ๆ

·       เอกสารทางการเงินและไฟล์

·       ข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์หรือความลับทางการค้า

·       บันทึกตุลาการ

·       ที่อยู่ของบุคคลวันเดือนปีเกิดและตัวระบุที่ไม่ซ้ำอื่น ๆ

ความรู้ขั้นพื้นฐานที่สุดในเรื่องเทคโนโลยีการสื่อสาร มีแค่ไหน ( อ่านข้อต่อไปนี้แล้วตอบตัวเอง )

v  เราเปลี่ยนจากการเขียนจดหมายด้วยมือ พับใส่ซอง  ส่งไปรษณีย์   ส่วนในวันนี้   ในการดำเนินงานเอกสาร  งานสื่อประชาสัมพันธ์  การสร้างองค์ความรู้   งานบริการ   การรวบรวมข้อมูลและแสดงการไหลของกระบวนการต่างๆ  ที่เราใช้ควรในรูปแบบภาพ  รูปแบบการสร้างแบบจำลองควรเป็นเรื่องง่ายและใช้งานง่ายสำหรับทุกคนในองค์กรเพื่อเริ่มใช้กระบวนการภายในเวลาเพียงสั้นๆ ในการเปลี่ยนพลเมืองไปยุคดิจิทัล 

v  เรามีความเข้าใจกระบวนการจัดตารางเวลาด้วยการจัดการเวลาแบบเต็มรูปแบบรวมถึงงานที่ต้องใช้สำหรับการเก็บข้อมูลข่าวส่งอีเมล RSS SMS และทำให้สามารถค้นหาได้ด้วยการตรวจสอบความถูกต้องและการจัดหมวดหมู่เนื้อหาสำหรับภาษาอาหรับและภาษาอังกฤษและพจนานุกรมภาษาอื่น ๆ ประเด็นเรื่องอัตโนมัติหรือทำคู่มือด้วยตนเอง ด้วยมุมมองโฆษณา  การรายงานการสนับสนุน

v  การปฏิบัติ  เราอ่าน กฎระเบียบ ข้อบ่งใช้ ข้อมูลเฉพาะบุคคล  สัญญาอนุญาตในทุกแอพฯ ที่เราใช้หรือไม่

v  เราอ่านอีเมลล์   การจัดการและการดึงเนื้อหาอีเมลและให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบของระบบอีเมลของไมโครซอฟท์หรือ ของกูเกิล  หรือที่เราสมัครใช้เซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติมเพื่อตอบโต้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและพื้นที่จัดเก็บลดน้อยลง  และดำเนินการสำรองข้อมูล การไม่สามารถประเมินระบุจัดการและทำลายเนื้อหาที่จัดเก็บไว้ในบันทึกอีเมลตามระเบียบและนโยบายภายใน ความไม่รู้ของผู้ใช้ที่กำลังลบเนื้อหาที่สำคัญเพื่อให้เป็นไปตามขีด จำกัด การจัดเก็บกล่องจดหมายที่กำหนด 

v  การจัดการข้อมูลและ Search Engine   ความสามารถในการทำดัชนีเอกสารจำนวนมาก   ความสามารถในการค้นหาที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถจัดหมวดหมู่  ด้วยเครื่องมือค้นหาที่ง่าย  การสกัด metadata อัตโนมัติจากภาพวิดีโอเสียง .. ข้อมูลตามบริบทโดยอัตโนมัติโดยการวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่ข้อความโดยใช้มาตรฐาน taxonomies และพจนานุกรมรหัสเรื่องมาตรฐานเช่น IPTC NAIC .. และเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและมีคุณค่าในการใช้งานให้มากที่สุด

v  มาตรฐานอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ ความปลอดภัย  การอัพเดทติดตาม  ระวังการส่งออกข้อมูลส่งออกรายการเป็นชุดข้อมูลไปยังรูปแบบต่างๆรวมถึง: CSV, XML, NITF, NewsML, .. และไฟล์ประเภทใด ๆ ภาพรวม Pdf, Incopy, Indesign, วิดีโอ, เสียง, ..

v  เวอร์ชันและประวัติช่วยให้เราสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นและประวัติการทำงานทั้งหมดที่รันได้ นี้ช่วยให้เราสามารถวิเคราะห์และตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงจะต้องทำดำเนินการ อะไรบ้างเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพงาน

v  บทบาทและสิทธิพิเศษของผู้ใช้   กำหนดบทบาทผู้ใช้และจัดการโปรไฟล์ผู้ใช้และกลุ่มและกลุ่มที่มีความยืดหยุ่นเพิ่มเติมเมื่อสร้างตัวกรองข้อมูลพร็อพเพอร์ตี้สำหรับรายการต่างๆ ผู้ใช้หรือกลุ่มทุกคนมีการรักษาความปลอดภัยแบบอ่าน / เขียนในรายการตามสถานะรายการในเวิร์กโฟลว์ ด้วยการแจ้งเตือนคุณสามารถใช้การแจ้งเตือนสีสำหรับรายการที่แสดงในตัวกรองตามเกณฑ์

v  งานประชาสัมพันธ์   กลุ่มจำนวนมากที่มีวัตถุประสงค์เพื่อเผยแพร่ร่วมกันหรือมีเนื้อหาที่เกี่ยวข้องสามารถจัดกลุ่มเข้าด้วยกันในชุดข่าวหนึ่งชุด   ซึ่งมีการจัดเตรียมการทำงานที่แตกต่างกันออกไป ค้นหาวิธีการทำงานที่แตกต่างกันและวิธีการจัดเตรียมงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้นช่วยให้เราหาพอดีระหว่างความต้องการของงานได้

v  เทคโนโลยีที่เราใช้  ช่วยให้สามารถดูงานประจำวันที่ดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ได้วางแผนปฏิทินการเลื่อนและการมอบหมายงานที่วางแผนไว้จะช่วยให้ได้รับความช่วยเหลือในเวลาที่มีการนัดหมายตรงกัน 

v  การรายงานการรายงานเป็นโซลูชันที่ครอบคลุมในการแสดงรายงานประกอบด้วยชุดเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบเพื่อสร้างรายงานที่ตรงกับความต้องการที่ชัดเจนที่สุด ระบบการส่งออกรายงานที่มีประสิทธิภาพซึ่งสนับสนุนรูปแบบต่างๆ เราสามารถใช้รายงานระบบ เรายังสามารถสร้างรายงานแบบง่ายและสร้างรายงานที่ซับซ้อนได้ และยังช่วยให้เชื่อมโยงในส่วนที่เกี่ยวข้องได้ 

• ·        เราเข้าระบบรายงานได้และถูกที่หรือไม่
• ·          รายงานระบบรายงานแบบอ่านได้หลายฉบับตามกลุ่มชอบทั่วไปการผลิตการวางแผนการบริหาร
• ·          รายงานที่กำหนดเอง
• ·          ใช้นักออกแบบรายงานเช่น iReport หรือนักออกแบบรายงานที่รวมเข้ากับ JasperReports การที่สามารถสร้างรายงานที่ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
• ·          เครื่องสร้างรายงานผู้ใช้สามารถสร้างรายงานใหม่ที่ไม่สามารถใช้งานได้ในรายงานของระบบ เลือกฟิลด์ที่ต้องการที่จะปรากฏในรายงานที่สร้างขึ้นโดยการเลือกฟิลด์นี้ ผู้ใช้สามารถเพิ่มเงื่อนไขที่จะใช้กับข้อมูลที่เลือกได้ นอกจากนี้ยังได้รับอนุญาตให้บันทึกเงื่อนไขรายงานใหม่ไปยังชื่อใหม่และเพิ่มลงในเมนูรายงาน
• ·         เวอร์ชั่นและ ปัจจุบันหรือไม่